APLICACIÓN A CORPOICA C.I LA
LIBERTAD.
La planeación estratégica es un proceso dinámico
por medio del cual una organización define claramente qué quiere llegar a ser
en el largo plazo, cómo lo va a hacer, quiénes son responsables de hacerlo y
cómo va a evidenciar que lo está logrando. Por tanto es un medio para
transformar la realidad actual de una entidad. Para ello parte de un
diagnóstico de sus capacidades internas para saber con qué cuenta y un análisis
de su entorno para actuar anticipadamente frente a él, reduciendo en lo posible
la incertidumbre. Corpoica ha adoptado la metodología de la planeación
estratégica para organizar la gestión institucional y la ha definido dentro del
mapa de procesos de la entidad como un proceso estratégico denominado:
Direccionamiento Corporativo. El proceso tiene: un Componente Estratégico y un
Componente Operativo. El trabajo que se realiza con el primer componente se
presenta en el documento llamado PLAN ESTRATÉGICO y con el segundo componente
en el PLAN OPERATIVO ANUAL. En esta guía se describe la forma de construir
el Plan Estratégico Corporativo.
Esta Guía tiene como objetivo orientar a la alta
dirección de Corpoica sobre las acciones a seguir para construir su Plan
Estratégico para un período de tiempo definido.
PLAN ESTRATÉGICO CORPORATIVO: documento
que presenta el direccionamiento estratégico de la Corporación. Contiene
las directrices, objetivos, estrategias, metas e indicadores y los
responsables de ejecutarlas. Su alcance abraca a la entidad en su conjunto para
un período de tiempo determinado.
MATRIZ DE CORRESPONSABILIDAD: cuadro de
doble entrada que contiene: las Líneas Estratégicas definidas en el Plan
Estratégico Corporativo y las Acciones Estratégicas a realizar en cada Línea
Estratégica, información que se cruza con las Áreas Responsables de realizar
esas Acciones Estratégicas.
LÍNEAS ESTRATÉGICAS: son los
lineamientos definidos en el Plan Estratégico Corporativo que va a ejecutar la
Corporación y que la llevarán a alcanzar la visión con la cual se ha
comprometido.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL: es un
conjunto de indicadores derivados del Plan Estratégico que permite hacer una
medición integral de la gestión de una organización y evaluar el
alineamiento entre las estrategias , los objetivos, las estrategias, las
acciones y los resultados. A partir de la información que genera se ajusta el
rumbo estratégico de la organización
PLAN OPERATIVO ANUAL: es el
documento que describe el conjunto acciones que debe realizar cada Unidad
Operativa de la entidad para lograr la meta trazada en cada una de las Líneas
Estratégicas definidas en el Plan Estratégico. Presenta además: la meta
alcanzar por cada acción, el indicador para medir el avance, el responsable, el
tiempo, y los recursos requeridos para lograrlo.
La Oficina de Planeación Estratégica debe definir:
- La metodología a seguir en el proceso de planeación
- El periodo de tiempo que cubrirá el Plan.
- El equipo de la Alta Dirección que se compromete con la
realización del Componente estratégico. (Especificar el rol de cada uno)
- El equipo de trabajo que realizará el componente operativo
- El equipo de apoyo logístico requerido.
- El cronograma de actividades
- Los recursos: materia didáctico, papelería, disposición de
salas videoconfererncia, material para apoyar la difusión
En esta
sección del Plan Estratégico el Director Ejecutivo hace las consideraciones
preliminares sobre aspectos como: el contexto en el cual se realiza este
proceso de planificación, la Corporación en relación con el Plan Estratégico,
destaca los aspectos relevantes que motivaron su realización, la importancia de
hacer el proceso de planeación estratégica, para qué sirve, etc.
En la primera sesión de trabajo de la Planeación Estratégica la Oficina
de Planeación convoca al equipo de la Alta Dirección y a partir de dinámicas de
grupo se revisan las definiciones de Misión, Visión y Valores que están
vigentes, a la luz de los Estatutos y la realidad del quehacer institucional.
En grupos de trabajo se decide ratificar los postulados vigentes o formular
propuestas de ajuste que se ponen a consideración de la plenaria. Los
resultados obtenidos se remiten para aprobación de Comité de Direccionamiento
Estratégico.
La Oficina de Planeación realizará la sesión de trabajo de Diagnóstico
Corporativo con el equipo de la Alta Dirección. Este análisis se divide en:
Análisis Externo y Análisis Interno. El primero consolida la información sobre
tendencias, inclinaciones, rumbos que tomas las situaciones exógenas a la
Corporación y se puede dividir en 5 categorías: fuerzas económicas, sociales y
demográficas, fuerzas políticas, gubernamentales y legales; fuerzas
tecnológicas, fuerzas sectoriales y de la competencia. Para tal fin se
adelantará una revisión del Diagnóstico Corporativo contenido en el Plan
Estratégico anterior. Adicionalmente se apoyará en personal de la Corporación:
especialistas en cada temática y consolidará la información en el Documento de
Análisis de Entorno.
El Análisis Interno evalúa la situación presente de la Corporación en
cuanto a: administración, mercadeo, finanzas, capacidades científicas y
tecnológicas, e infraestructura. La recopilación de la información se realizará
con los responsables de dichos procesos en la Corporación. Se consolida la
información y se emite el Documento de Capacidades Institucionales.
La Oficina de Planeación socializará esta información y realizará un
taller para construir la construir matriz DOFA, como herramienta que apoyará la
formulación de estrategias.
Para su construcción, la Oficina de Planeación convocará a una
sesión de trabajo al equipo de la Alta Dirección y en dinámicas de
grupo se trabajarán tres aspectos: a) Las Líneas Estratégicas definidas en
el Plan anterior junto con los resultados alcanzados en cada una, los
cuales se analizarán frente a las metas propuestas; b) El Diagnóstico
Corporativo realizado en la sesión anterior y c) La Misión y la
Visión Corporativas definidas para el presente Plan, que son premisas
fundamentales de las cuales se van desagregando los objetivos globales o
estratégicos, los cuales se concretan posteriormente en acciones y resultados
de los Planes Operativos Anuales. Con este trabajo se establecen las
prioridades estratégicas que orientarán el quehacer corporativo en el periodo
de referencia del Plan. Cada Línea Estratégica tendrá definido un objetivo en
el que se expresa qué es lo que se quiere lograr. El conjunto de
objetivos son la base en la cual se apoya el proceso de cambio se va a
articular. Adicionalmente en cada Línea Estratégica se formulan las Acciones
Estratégicas las cuales se expresan cómo se va a lograr. Los
resultados obtenidos se remiten para aprobación de Comité de Direccionamiento
Estratégico.
Para garantizar que la Planeación Estratégica no se quede en el vacío se
debe construir un sistema de información estratégica que ligue las Líneas y
Acciones Estratégicas con resultados, los cuales se deben cumplir en el día a
día y se monitorean a través del Cuadro de Mando Integral.
Para el efecto, la Oficina de Planeación con el equipo de la Alta
Dirección realizará dinámicas de grupo para que a cada Línea y Acción
Estratégica se le coloquen las metas a alcanzar en el período de tiempo
definido para el Plan y además se le asigne indicadores para su monitoreo y
control.
El Cuadro de Mando Integral es un conjunto de indicadores medibles
derivados del Plan Estratégico que permite determinar el desempeño de la
Corporación y el alineamiento entre estrategias, objetivos, y resultados
Los resultados obtenidos se remiten para aprobación de Comité de
Direccionamiento Estratégico. A partir de esta formulación, corresponde a la
Oficina de Planeación la responsabilidad de recolectar y procesar la
información que sirva para el análisis de los resultados de la Corporación.
Paralelamente cada Unidad Operativa es responsable por los resultados
obtenidos, por evaluar su propio desempeño y diseñar acciones de mejora
